สาขาเปิดได้ช้าเพราะลำดับขั้นตอน ไม่ใช่เพราะเนื้องาน
ผู้ประกอบการร้านสะดวกซื้อที่เปิดสาขาใหม่ทั่วประเทศเป็นโครงการต่อเนื่อง แต่ละสาขาใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะเปิด และความล่าช้าในรอบการเปิดสาขากำหนดความเร็วในการขยายเครือข่าย
สถานการณ์
สาขายังไม่สร้างรายได้จนกว่าจะถึงวันเปิดขายจริง เมื่อขยายสาขาอย่างต่อเนื่องในระดับนี้ ทุกสัปดาห์ของรอบการเปิดสาขาคือเงินลงทุนที่ลงไปแล้วและยังไม่ได้กลับคืนมา
การอนุมัติแบบและงานก่อสร้างต่างดูมีประสิทธิภาพเมื่อวัดแยกกัน ความล่าช้าอยู่ที่ลำดับการทำงาน ลำดับนี้สืบทอดกันมา ไม่ได้ผ่านการออกแบบ และขั้นตอนต่าง ๆ รอกันทั้งที่ไม่จำเป็น
จุดเปลี่ยน
ไม่ใช่ทุกขั้นตอนที่จำเป็นต้องรอ
แต่ละขั้นตอนต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อน ขั้นตอนถัดไปจึงจะเริ่มได้
ขั้นตอนใดบ้างที่ต้องรอขั้นตอนก่อนหน้าจริง และหากขั้นตอนที่เหลือไม่ต้องรออีก จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้าง
การตัดสินใจ: ทบทวนลำดับขั้นตอนขึ้นใหม่ภายใต้เงื่อนไขต้นทุนและคุณภาพที่บริษัทดังกล่าวกำหนด แทนที่จะเร่งงานแต่ละขั้นตอนในลำดับเดิมที่สืบทอดกันมา
ก่อนปรับ
- ตัดสินใจพัฒนาสาขา
- ออกแบบ
- ขออนุมัติ
- ก่อสร้าง
- ตกแต่งภายใน
- เปิดขายจริง
บริหารงานเป็นขั้นตอนแยกกันตามลำดับที่สืบทอดกันมา: ทุกขั้นตอนต้องรอขั้นตอนก่อนหน้า
หลังปรับ
- ตัดสินใจพัฒนาสาขา
- ขั้นตอนที่ต้องขึ้นต่อกันจริงยังคงรอขั้นตอนก่อนหน้า
- ขั้นตอนที่ไม่ต้องขึ้นต่อกันไม่ต้องรออีกต่อไป
- เปิดขายจริง
คงเงื่อนไขด้านต้นทุนและคุณภาพไว้ตามเดิม กรณีศึกษานี้ไม่เปิดเผยว่าขั้นตอนใดเปลี่ยนตำแหน่ง
แผนภาพจำลอง ไม่ได้แสดงตามสัดส่วนจริง
วิธีที่เราทำงาน
วิธีที่เราทดสอบลำดับขั้นตอน
- 01
ทำให้เห็นภาพรวมทั้งวงจร
ไล่เรียงเส้นทางตั้งแต่การตัดสินใจพัฒนาสาขาจนถึงวันเปิดขาย ครอบคลุมทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอน ความขึ้นต่อกัน หรือการอนุมัติ เพื่อหาว่าเวลาไปสะสมอยู่ที่จุดใดจริง
- 02
ทดสอบการขึ้นต่อกันของทุกขั้นตอน
พิจารณาแต่ละขั้นตอนทีละขั้น แล้วตั้งคำถามว่าขั้นตอนนี้ต้องรอขั้นตอนก่อนหน้าจริงหรือไม่ หรือเป็นเพียงลำดับที่องค์กรสืบทอดมาและเลิกตั้งคำถามไปแล้ว
- 03
ร่วมออกแบบกระบวนการฉบับปรับปรุง
จัดลำดับขั้นตอนและการประสานงานขึ้นใหม่ร่วมกับทีมของบริษัทดังกล่าว โดยคงเงื่อนไขต้นทุนและคุณภาพตามที่กำหนดไว้ แทนที่จะยอมแลกสิ่งเหล่านั้นเพื่อความเร็ว
ทำหน้าที่ผู้ดำเนินกระบวนการ (Facilitator) ในการไล่พิจารณาลำดับงานตั้งแต่ต้นจนจบ และร่วมออกแบบกระบวนการฉบับปรับปรุงกับทีมของบริษัทดังกล่าว
เป็นแหล่งความรู้ด้านการปฏิบัติงาน ตัดสินว่าสิ่งใดทำได้จริง จัดทำประมาณการผลกระทบ และยังเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจเรื่องการนำไปปฏิบัติ
ผลที่เกิดขึ้น
ทีมโครงการของบริษัทดังกล่าวประมาณการว่า หากนำไปปรับใช้จริงเต็มรูปแบบ กระบวนการที่ออกแบบใหม่นี้อาจลดระยะเวลาตั้งแต่ตัดสินใจพัฒนาสาขาจนถึงวันที่สาขาเปิดขายจริงลงได้ราว 67% โดยยังคงรักษาเงื่อนไขต้นทุนและคุณภาพตามที่กำหนดไว้
ตัวเลข 67% นี้เป็นการประมาณการความเป็นไปได้ที่ทีมโครงการของบริษัทดังกล่าวจัดทำจากความรู้ด้านการปฏิบัติงานของตนเอง ไม่ใช่ผลที่วัดได้หรือเกิดขึ้นจริงแล้ว และไม่ใช่คำมั่นว่าองค์กรอื่นจะได้ตัวเลขเดียวกัน
วิธีที่เราระบุระดับหลักฐานนี่คือสถานการณ์ของคุณหรือไม่
สัญญาณ
- ความล่าช้าเกิดขึ้นข้ามสายงาน ทำให้ไม่มีทีมใดทีมหนึ่งแก้ไขปัญหานี้ได้เพียงลำพัง ไม่ว่าทีมนั้นจะมีประสิทธิภาพสูงเพียงใดก็ตาม
- แต่ละขั้นตอนดูมีประสิทธิภาพเมื่อมองแยกส่วน แต่ภาพรวมทั้งหมดยังคงใช้เวลานานเกินไป
สิ่งจำเป็นจากฝั่งคุณ
- ผู้สนับสนุนโครงการระดับผู้บริหารที่สามารถดึงผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนมาร่วมงานกันได้ รวมถึงผู้ที่มีหน้าที่เพียงตัดสินใจ
- เงื่อนไขด้านต้นทุนและคุณภาพที่ระบุชัดเจนตั้งแต่แรก เพื่อไม่ให้มีการแลกความเร็วมาด้วยการลดทอนสิ่งใดสิ่งหนึ่งลงโดยไม่รู้ตัว
เริ่มต้นที่นี่
นำผลลัพธ์ที่คุณต้องการ และสิ่งที่มีคนบอกว่าเปลี่ยนไม่ได้ มาพูดคุยกับเรา
พูดคุย 1 ชั่วโมงกับผู้ร่วมก่อตั้ง คุณจะได้มุมมองเบื้องต้นว่าคำตอบอาจอยู่ที่จุดใด และรูปแบบการร่วมงานใดที่เหมาะสม หากมี
ธีรศักดิ์ วงศ์ปิยะผู้ร่วมก่อตั้งและกรรมการผู้จัดการ
1 ชั่วโมง ภาษาไทยหรืออังกฤษ ออนไลน์หรือที่สำนักงานของคุณ