ธนาคารมีบันทึกข้อมูลที่ทีมกำลังจะสร้างแอปขึ้นมาเก็บอยู่แล้ว
ทีมการเงินองค์กรที่อยู่ระหว่างเปลี่ยนการเบิกค่าเดินทางของพนักงานให้เป็นดิจิทัล และได้กำหนดขอบเขตงานระยะถัดไปไว้แล้ว คือแอปเบิกค่าใช้จ่าย
สถานการณ์
คำถามไม่ใช่เรื่องการบันทึกใบเสร็จให้แม่นยำขึ้น แต่คือทำไมจึงต้องคอยบันทึกใบเสร็จตั้งแต่แรก
ทีมงานทำผลงานได้ดี แบบฟอร์มกระดาษกลายเป็นแบบฟอร์มดิจิทัล พนักงานอัปโหลดใบเสร็จ และอัตราแลกเปลี่ยนดึงมาจากธนาคารแห่งประเทศไทยโดยอัตโนมัติ สิ่งที่ยังเหลืออยู่คือส่วนที่การทำให้เป็นดิจิทัลตัดออกไม่ได้ ได้แก่ (1) ใบเสร็จทุกใบยังต้องพิมพ์กรอกทีละบรรทัด (2) OCR อ่านผิดมากพอจนฝ่ายการเงินต้องกระทบยอดด้วยมืออยู่ดี และ (3) พนักงานยังต้องสำรองจ่ายค่าเดินทางของบริษัทจากบัญชีส่วนตัวระหว่างรอรับเงินคืน
จุดเปลี่ยน
การเพิ่มซอฟต์แวร์ไม่ใช่ก้าวต่อไปเพียงทางเดียว
ก้าวต่อไปต้องเป็นการพัฒนาซอฟต์แวร์เพิ่มขึ้น
ข้อมูลนี้มีอยู่แล้วที่ใดในแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ และเรากำลังจะสร้างสิ่งใดเพื่อจัดทำข้อมูลนั้นขึ้นใหม่
การตัดสินใจ: ระบุให้ชัดว่าข้อมูลบันทึกมีอยู่แล้วที่ใดในแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ ก่อนจะกำหนดขอบเขตงานสร้างสิ่งใดเพื่อจัดทำข้อมูลนั้นขึ้นใหม่
ก่อนปรับ
- พนักงานสำรองจ่ายจากบัญชีตนเอง
- อัปโหลดใบเสร็จ
- พิมพ์กรอกทีละบรรทัด
- แก้ไขข้อผิดพลาดจาก OCR
- พนักงานได้รับเงินคืน
งานระยะถัดไปที่เสนออยู่: แอปสำหรับบันทึกข้อมูลใบเสร็จให้แม่นยำขึ้น
หลังปรับ
- ชำระผ่านบัตรเดินทางของบริษัท
- ธนาคารส่งข้อมูลแต่ละรายการโดยแยกรายละเอียด ระบุวันที่ และแปลงสกุลเงินแล้ว
การใช้จ่ายด้วยเงินสด ร้านค้าที่ไม่รับบัตร และข้อยกเว้นตามนโยบายยังคงต้องมีแนวทางรองรับ และงานออกแบบต้องระบุสิ่งนี้ไว้ให้ชัดเจน
แผนภาพจำลอง ไม่ได้แสดงตามสัดส่วนจริง
วิธีที่เราทำงาน
วิธีแยกความต้องการออกจากตัวแอป
- 01
ไล่ทุกช่องข้อมูลกลับไปหาแหล่งที่มา
ติดตามทุกค่าบนแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายย้อนกลับไปถึงจังหวะเวลาที่ค่านั้นถูกสร้างขึ้น แล้วค้นหาว่าข้อมูลนั้นมีอยู่แล้วที่ใดในแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้และครบถ้วน
- 02
แยกความต้องการออกจากข้อกำหนดเชิงออกแบบ (Specification)
ระบุให้ชัดว่าฝ่ายการเงินและฝ่ายตรวจสอบต้องแสดงหลักฐานเรื่องใดได้บ้าง โดยแยกออกจากแอปที่มีผู้เสนอไว้เพื่อใช้แสดงหลักฐานนั้น
- 03
ระบุสิ่งที่ยังต้องสร้างจริง
กำหนดมาตรการควบคุม ข้อยกเว้น การใช้จ่ายด้วยเงินสด และกรณีตามนโยบายที่บัตรและใบแจ้งรายการธุรกรรมไม่ครอบคลุม เพื่อให้ขอบเขตงานที่เหลือได้รับการระบุตามความเป็นจริง แทนที่จะสมมติว่าไม่มีส่วนที่เหลือ
ไล่เรียงทุกช่องข้อมูลบนแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายกลับไปหาแหล่งที่มาของข้อมูล และแยกความต้องการออกจากแอปที่มีผู้เสนอเพื่อตอบความต้องการนั้น
ดูแลนโยบาย ความสัมพันธ์กับธนาคาร และแนวทางรองรับทุกสิ่งที่บัตรไม่ครอบคลุม
ผลที่เกิดขึ้น
เมื่อชำระด้วยบัตรเดินทางของบริษัท ธนาคารส่งรายการมาพร้อมรายละเอียดแจกแจง วันที่ และการแปลงสกุลเงิน ข้อมูลบันทึกที่ทีมวางแผนจะสร้างแอปเพื่อจัดเก็บ ธนาคารจัดทำอยู่แล้ว
นี่คืองานออกแบบ เราไม่ได้อ้างว่าการสร้างซอฟต์แวร์ถูกยกเลิก หรือมีการประหยัดที่เกิดขึ้นจริง กรณีนี้แสดงให้เห็นการระบุความต้องการอย่างเป็นระบบเท่านั้น ไม่ใช่การอ้างว่าซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเฉพาะงานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้โดยทั่วไป
วิธีที่เราระบุระดับหลักฐานนี่คือสถานการณ์ของคุณหรือไม่
สัญญาณ
- มีการกำหนดข้อกำหนดเชิงออกแบบของงานพัฒนาไปแล้ว ก่อนที่จะมีใครตรวจสอบความต้องการที่งานนั้นมีไว้ตอบสนอง
- ข้อมูลที่กำลังจัดเก็บมีอยู่แล้วในแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ แต่กลับถูกสร้างขึ้นใหม่แทนที่จะนำข้อมูลนั้นมาใช้โดยตรง
สิ่งจำเป็นจากฝั่งคุณ
- ผู้ที่สามารถระบุได้ว่าต้องมีหลักฐานเรื่องใดบ้าง โดยแยกออกจากวิธีการ และกำหนดแนวทางรองรับการใช้จ่ายเงินสด ร้านค้าที่ไม่รับบัตร และข้อยกเว้นตามนโยบาย
เริ่มต้นที่นี่
นำผลลัพธ์ที่คุณต้องการ และสิ่งที่มีคนบอกว่าเปลี่ยนไม่ได้ มาพูดคุยกับเรา
พูดคุย 1 ชั่วโมงกับผู้ร่วมก่อตั้ง คุณจะได้มุมมองเบื้องต้นว่าคำตอบอาจอยู่ที่จุดใด และรูปแบบการร่วมงานใดที่เหมาะสม หากมี
ธีรศักดิ์ วงศ์ปิยะผู้ร่วมก่อตั้งและกรรมการผู้จัดการ
1 ชั่วโมง ภาษาไทยหรืออังกฤษ ออนไลน์หรือที่สำนักงานของคุณ